INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Działając w imieniu Pond Security&Services Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, przy ul. Przemysłowej 10, 40-020 Katowice, zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, uprzejmie informuję, iż:

1. administratorem Państwa danych osobowych jest:

Pond Security&Services Sp. z o.o. 

ul. Przemysłowa 10,
40-020 Katowice
KRS: 0000178243
NIP: 954-23-17-695
REGON: 276750069
TEL: +48 32 335 40 30

e-mail: agnieszka.chalas@pond-security.eu

3. Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu:

3.1.1. należytego wykonania umowy zawartej z Państwem i/lub reprezentowanym przez Państwa podmiotem przez Pond Security&Services Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach zgodnie z brzmieniem art. 6 ust. 1 lit. a i b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) (dalej „RODO”). Przy czym przez należyte wykonanie Umowy rozumie się proces polegający na ustaleniu warunków umowy, negocjacje poprzedzające jej zawarcie, zawarcie umowy, przyjmowanie oraz udzielanie zleceń, przyjmowanie oraz udzielanie zamówień, kontakt w przedmiocie sprzedaży i rozliczeń, wystawianie dokumentów księgowych, kwitowanie wykonania usług, wysyłka i doręczenie korespondencji;

3.1.2. dochodzenia roszczeń wynikających z zawartej Umowy, bądź mających swe źródło w zawartej Umowie w tym roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy oraz roszczeń wynikających z przepisów prawa przysługujących Administratorowi w związku z istnieniem Umowy, zgodnie z uprawnieniem do przetwarzania danych, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO jako przetwarzania niezbędnego do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora. Przy czym przez prawnie uzasadnione interesy rozumie się właśnie możliwość dochodzenia przez Administratora roszczeń;

3.1.3. wykonania prawnych obowiązków ciążących na Administratorze na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w szczególności w ramach realizacji obowiązków księgowych i podatkowych, prowadzenia dokumentacji księgowej, archiwizacji dokumentów w prawem określonych ramach czasowych, rozstrzygania zgłoszeń z tytułu gwarancji czy rękojmi, rozpatrywania reklamacji, czy udzielaniu wyjaśnień lub informacji podmiotom i organom prawnie upoważnionym do ich uzyskania;

4. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom w szczególności takim jak Poczta Polska S.A., firmy realizujące przesyłki kurierskie bądź dostawy towarów na podstawie zlecenia Administratora w związku z wykonaniem Umowy, bądź w związku z Umową. Ponadto odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być Banki prowadzące rachunki dla Administratora, Urzędy Skarbowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Podmioty i Urzędy posiadające ustawowe uprawnienia żądania Państwa Danych takie jak Urzędy Administracji, Sądy, Komornicy Sądowi i Organy ścigania – Prokuratura, Policja. Państwa dane osobowe mogą nadto być udostępniane kontrahentom Administratora (dostawcom i kooperantom) Administratora w zakresie niezbędnym dla wykonania Umowy, a także podmiotom działającym na zlecenie Administratora w szczególności realizującym dostawy usług IT, podmiotom przetwarzającym dane w celu windykacji należności – z tym, iż przetwarzanie tych danych odbywać się będzie wyłącznie na podstawie umowy z Administratorem oraz wyłącznie zgodnie z jego poleceniami, w zakresie niezbędnym dla wykonania celu;

5. Państwa dane osobowe będą przechowywane w trakcie realizacji umowy, nie krócej niż do momentu przedawnienia roszczeń stron z tytułu, bądź w związku z Umową, bądź do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikających z przepisów obowiązującego prawa, w tym obowiązku przechowywania dokumentacji księgowej dotyczącej zawartej Umowy i dokonanych na jej podstawie rozliczeń. Okres przechowywania Państwa danych osobowych może ulec wydłużeniu o okres niezbędny do skutecznego dochodzenia i egzekucji ewentualnych roszczeń Administratora w zależności od tego, która z powyższych okoliczności wystąpi najpóźniej;. W zakresie marketingowego przetwarzania Państwa danych, trwać ono nie będzie dłużej niż do czasu cofnięcia przez Państwa zgody na ich przetwarzanie i wyłącznie pod warunkiem wcześniejszego wyrażenia na nie zgody.

6. przysługuje Państwu prawo dostępu do treści przechowywanych i przetwarzanych przez Administratora danych osobowych Państwa dotyczących, w tym prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu;

7. przysługuje Państwu prawo wniesienia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych skargi na Administratora, w przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Administratora Państwa danych osobowych odbywa się z naruszeniem przepisów RODO;

8. podanie przez Państwa danych osobowych ma charakter całkowicie dobrowolny, jednakże może okazać się niezbędne do należytego wykonania Umowy przez Administratora, a co za tym idzie odmowa podania danych wiązać się może z niemożnością wykonania zobowiązania wynikającego z Umowy przez Administratora i nie będzie mogło być traktowane jako nienależyte wykonanie zobowiązania z przyczyn leżących po stronie Administratora;

9. Administrator oświadcza, iż Państwa dane osobowe nie będą przekazywane podmiotom mającym swe siedziby w Państwach trzecich bądź organizacjom międzynarodowym z wyłączeniem przypadków, gdy takie przekazanie następowałoby w celu wykonania Umowy bądź ochrony Państwa interesów lub byłoby niezbędne do skutecznego dochodzenia roszczeń bądź realizacji obowiązków ustawowych przez Administratora;

10. Administrator oświadcza, iż nie posiada instrumentów umożliwiających działania zautomatyzowanego przetwarzania danych, instrumentów zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, oświadcza nadto, iż nie posiada w planach zmiany powyższego stanu rzeczy, zaś gdyby miał on kiedykolwiek ulec zmianie jakiekolwiek zautomatyzowane przetwarzanie Państwa danych osobowych, zautomatyzowanie procesów decyzyjnych w zakresie danych osobowych czy profilowanie uzależnione byłoby wyłącznie od Państwa jednoznacznej i pisemnej zgody na takowe działanie poprzedzonej stosownym Państwa pouczeniem;

11. Administrator wskazuje, iż udzielona w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. a RODO zgoda na przetwarzanie Państwa danych osobowych w celach marketingowych może przez Państwa zostać w każdym czasie cofnięta w dogodny (lecz gwarantujący Administratorowi możliwość otrzymania takiego oświadczenia) sposób tj. w formie mailowej, pisemnej bądź też za pośrednictwem poczty tradycyjnej.

Niezależnie od realizowanych niniejszym pismem obowiązków informacyjnych nakładanych przez RODO, pozostaję w przekonaniu, iż powierzane nam przez Państwa dane osobowe pozostają jednym ze szczególnie ważnych dóbr, zaś ich ochrona oraz świadome i zgodne z prawem przetwarzanie stanowi dla nas zaszczyt, zaś wszelkie procesy związane z ich gromadzeniem, przechowywaniem i przetwarzaniem wykonywane będą przez nas z najwyższą starannością.

Z wyrazami szacunku
Pond Security&Services Sp. z o.o.